1.第一步,首先是会议记录的标题。一般就写【会议记录】四个字,黑体、二号字体,段前段后各空一行。四个字中间可以各空一格。
2.第二步,填写具体的会议时间、会议地点。一般为三号、仿宋。前面的会议时间、会议地点可以加粗。会议时间、地点一定要写具体,最好时间能确定到几时几分。
3.第三步,参加会议的人员。首先是主持人,记录人,然后就是全体人参加会议的人员名单,一定要所有与会人员名单,一般情况下这种重要的会议记录都是小会,所以参加人员不一定会很多。再后面就是缺席的应参加人员名单,这些都是写具体,写详细。
4.第四步,会议议题。无论是什么会议,都有一个或多个会议主题。一般性重要会议都是审议某项工作,或者表决某项决定,所以会议的议题一定要写清楚,写明白,要具体、扼要。多个议题的要标好1、2、3、4。
5.第五步,会议内容。这个就是整个会议记录的具体体现。重点就在这会议内容上。记录的时候一般就是简明扼要,将具体的事情具体说清楚,一项一项写具体,可能领导在讲话的时候会展开说一些其他的事项,与这个决议无关的,可以不需要记录。重点、重点、重点,重要的事情说三遍,一定要记录会议内容的重点。
6.会议的所有决议都表述过之后,一般主持人会让其他与会人员进行发言。这些人发言的内容也是需要进行记录的,无论是赞成的还是反对的,都需要进行记录。记录方法同第六步一样,先写发言人的姓名,然后在后面记录下他发言的内容即可。
7.最后是主持人的总结发言,一般情况下总结发言分为两个部分,第一个部分是对之前发言同志的话进行简要的总结,然后进行会议的议题表决。表决方式有多种,一般情况下采用举手或者无记名投票的方式进行。一般表决前需要进行一次人数的清点,由记录人或者主持人进行清点。表决的过程也需要进行实时清点。
8.主持人总结发言的第二部分。结果总结。表决结束之后,主持人需要对本次会议议题表决的结果进行总结、公示。具体内容如下。需要具体说出同意的、不同意的、弃权的具体人数。并说明此次表决的情况,是通过还是不通过。
9.这个最后的,也是重中之重的,就是所有与会人员全部需要进行签字认可。有可能会议时,会议记录的正式文本还没有出来,但也需要在会议记录本上进行签字确认,主要是确认表决结果。千万不要会后进行补签。一定要亲笔签名。